La Posta Elettronica Certificata è una tecnologia regolata dal Codice di Amministrazione Digitale: per poterla attivare si rende necessaria l’identificazione del contraente e quindi dei documenti necessari.
Attualmente sono attive più di 9 milioni di caselle pec in Italia, secondo i dati dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Il Codice di Amministrazione Digitale regola il sistema di comunicazione via mail per cui fa da garante. Tutti i cittadini che possono averne una. Si potrebbe definire questo tipo di posta elettronica come il connubio tra la mail classica e la posta fisica raccomandata a/r. La pec, infatti, ha lo stesso valore giuridico di una raccomandata con ricevuta di ritorno, la differenza sta nel fatto che viaggia su canali di comunicazione digitale. Si tratta di una mail a tutti gli effetti, con la differenza che l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC vengono certificati.
Il gestore della casella di posta elettronica invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata con tanto di precisazione temporale di avvenuto invio e ricezione da parte del destinatario del messaggio. Il Codice di Amministrazione Digitale, in sussistenza dell’articolo 48 sancito dalla legge, riconosce alla Pec un valore legale. Ecco quanto dichiarato dalla legge: la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con le regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.
La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata ai sensi del comma 1, equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta. La data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso ai sensi del comma 1 sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche, ovvero conformi alle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.
Quando si usa?
È uno strumento che si rende utile per le comunicazioni che devono avere valore legale. Si può utilizzare per inviare documenti a enti e Pubbliche Amministrazioni, per partecipare ad avvisi pubblici, per scambiarsi materiali in via ufficiale senza ricorrere alle attese della posta raccomandata classica. Si ricorda che, come ricordato dalla Ragioneria Generale dello Stato nella circolare 3/2014, il testo del messaggio ha valore legale, mentre gli allegati possono acquisire lo stesso valore solo se c’è la firma digitale. Il mittente della comunicazione deve semplicemente preparare il messaggio e gli eventuali allegati, come se dovesse scrivere una semplice mail.
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Il gestore della casella PEC “impacchetta” il messaggio preparato dal mittente e il destinatario, che a sua volta dovrà appoggiarsi a un sistema di posta elettronica certificata riceve il messaggio. Sia il mittente che il destinatario possono essere privati, pubbliche amministrazioni, imprese, enti, associazioni, ecc. Una casella di posta elettronica certificata può comunicare anche con una casella di posta elettronica ordinaria, ma una volta arrivato a destinazione, il messaggio non genera alcuna ricevuta di invio e validazione al mittente e viene meno, così, la parte fondamentale che rende il processo differente da qualsiasi mail.